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一个为了2000元“惊动”几个部门、公司和老总的制度故事  

2017-01-05 12:14:14|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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文/镜者(投稿)(识局微信公共账号zhijuzk)

 

前言:

看了识局昨天推送的体制雄文,又一次引发了大家共情,评论大多指出公务员的编制制度、薪酬制度、奖惩制度都不完善不到位。正好我刚刚写就一篇公司制度相关的文章,投给编辑,希望能够刊发,做一个映衬也好,对比也罢。

只想说,好的制度引导一个机构、一个群体甚至一个社会都高效、明晰、向好向善,不好的制度只能引导一盆浆糊。但很可惜的是,我们身边还真多浆糊。

 

 

正文:

这岁末年初的,王宇经历了一件事。这件事按金额来说非常小,才2000元,但却属于公司制度运行过程中的一个典型案例——钱越少、事越小,才越能说明为了它跨层级、跨部门甚至跨公司,代价有多大,有多不容易。

 

故事背景

王宇所在的A公司是个投资公司,对外投了一些企业,其中包括某互联网创业公司(下称“B公司”)。这个B公司处于创业初期,组织架构设置不完整,以技术开发和业务推广为主,法务、财务等后勤部门比较欠缺。

因为A公司算是“接盘侠”,从原股东手上购买了大部分股权,成为了控股股东,所以给B公司的支持力度很大,超过其他投资项目。这里面的支持自然包括让本公司的各部门给B公司提供职能支持。

但作为民营企业,A公司自身就存在管理不够规范有序的问题,再加上跨公司、跨办公地点等因素,导致AB两公司员工在日常交往中难免存在一些龃龉。更郁闷的是,有时问题发生了,你居然找不到问题的症结,也就不知该从何处着手进行解决。

除以上故事大背景外,笔者帮助补充两个小细节:

1、B公司有些员工是直接从A公司调过去的,但这些人都是A公司里的新人,原本扎根不深,调动后因工资水平得到大幅提升,反而对B公司归属感更强烈。笔者个人觉得,他们境遇的变化对他们和A公司老员工的心理状态都有影响。

2、B公司自诩互联网创业公司讲求效率,做每一件事,和A公司对接时都表现得十万火急,要求A公司每一个部门全速配合。但几次配合以后,A公司却发现,等转回B公司员工手上后,就又会被无限期拖延。没办法,在走流程,或者在等领导答复等等。这多少给A公司员工留下较差的印象——人似乎都有一个本能,若别人做得比自己好,那他严格要求自己,就会努力配合。若别人不如自己,还“胆敢”严格要求自己,就会想:“凭什么?先管好你自己吧。”

 

故事的开始

B公司想办理注册商标事宜,请A公司行政部帮忙,认为这些日常事务该由行政部负责。但A公司自身的商标注册事宜按惯例是由法务部操作,所以行政部转手到了法务部。这原本是个很正常的流程,但从经手部门来看,至少有三个(如果算人头,每个部门从领导到经办人那就至少6人),转了两次,然后具体事务的沟通流程变成:B公司——A公司行政——A公司法务。

商标注册事宜都是法务专员在和商标代理公司的人联系,王宇是A公司法务部负责人,但不是经办人。

此事从B公司“布置”过来时,火急火燎,法务部也在第一时间配合与代理公司签署协议,提交材料。月底法务专员提交工作总结时,也写在跟进商标注册事宜,王宇只觉一切在顺利进行中,没有过问。

 

突遇难题

半个月后,王宇突然接到法务专员电话(这也是问题重点之一,A公司因业务和投资项目分散,即便是同公司同部门员工也常有分开办公现象。笔者曾经研究过组织成员间的地理位置分布与制度执行情况,发现其实关联度还是蛮高的),说B公司至今不给代理公司支付2000元的费用,他现在处境艰难,诚信破产,不知该怎么办。

王宇很意外,小小一件事怎么会让自己的下属这么苦B。前两天王宇才审过B公司的几份合同,付出的价款都是几万元,按合同约定时间也应该都已经付了,怎么会卡这2000元?

问了几个来回后,把事情的来龙去脉梳理清楚了:

按合同,代理公司是要等B公司付款后,才会帮忙提交资料给国家商标总局。但由于当时B公司催得十万火急,法务和代理公司双方对彼此都比较信任,法务就请对方帮忙,签完合同先把资料提交上去,钱随后付,对方答应了。

谁知B公司接下来就没声了,再也不提付款的事。法务着急了,和A公司行政部联系好几次,每次行政部都立刻帮忙催问,对方都说在走流程,马上付。就这样今天拖明天,这周拖下周,一拖就是半个月。代理公司的人着急了,认为法务不讲诚信,A公司不讲诚信,如果再拖下去,那个帮忙的人按代理公司内部规定,要自己垫钱。

法务不得已直接跳过行政,找到B公司出纳电话,打过去问情况,后者说:“最近公司有个大项目要做,急着用钱,你那个钱下周付。”

法务实在没办法,这才找到王宇……王宇忍不住说:“怎么事情都到这种程度,毫无转圜余地你才和我说?早一点说,我和其他部门沟通也好能给双方都留点回旋空间。”下属抱歉说道,因为之前行政一直说可以很快解决,所以就一直以为可以不用麻烦您。

王宇没办法,这是自己部门做的事,他必须出面解决。

 

 

既困难又简单

王宇头疼的是,在今天之前,他从来没有和B公司的出纳见过面,也没电话沟通过,只在钉钉上审批过几次出纳发的申请。王宇也不清楚B公司内部的付款流程到底是怎样的。第一次接触就是冲突性事件,感觉不大好。王宇试着在钉钉上给出纳留言,请教对方付款流程怎么走,但一直是“未读”状态。

无奈之下,王宇直接找了B公司总经理。总经理倒是回复很积极,可王宇说起这件事的时候,他估计也是一张“黑人问号脸”,完全不知道是什么情况。王宇将事情的来龙去脉说了一遍,并强调如果不及时付款会造成违约,将给我们带来不利的后果。总经理便说他确实不清楚这件事,还是请王宇和A公司行政部沟通。

王宇挂了电话,直接就给A公司行政部打过去,对方说:没有啊,我们都不认识代理公司的人,是你们法务部一直在沟通的。付款的事你们专员每次给我电话,我都立刻去催了,B公司那个出纳给各种理由我也是没办法。

王宇突然感觉自己头一点都不疼了,斗志昂扬的了,心想:你们说谁我就找谁,就不信解决不了这件事!

王宇还是找回B公司总经理,说我们行政部说不是老关系,大家在商言商。现在可能是有些误会,没沟通好,B公司付款流程是否哪里不顺?请告诉我问题在哪里,我帮忙解决。这时B公司总经理可能翻了下钉钉,然后说:十天前就在钉钉上申请了,好像是卡在A公司总裁那。

王宇心想,原来是卡在自家公司总裁那了,总裁肯定不是有意的,是工作太忙没看到。王宇很烦,因为不知道B公司内部的流程,解决起问题来都毫无头绪的,只能有一点线索就做一点任务,总要“通关”的。王宇接着就联系了A公司总裁,请他帮忙上钉钉审批一下。总裁那边回复,则说没看到这个申请。

这时B公司出纳给王宇打电话说:“付款的事,我之前已经和你们法务说得很清楚,下周会付,在走内部流程。我们有财务管理制度的,我也不好告诉你,反正下周保证能付。”潜台词是你为何不依不饶,找到总经理那去了。

因为这位出纳同志语气实在太恶劣了,甚至在电话里说了句“好烦”。王宇火蹭一下上来了,想你们财务管理制度不好告诉我?搞笑了,你们所有文件都要过我这边才能发出去的,打官腔么,谁不会。

王宇说:“我当然没有权利要求你非得在今天就付这笔款,作为法务我只是有义务提示风险。现在合同签了,对方也帮我们把资料提交上去了,不及时付款是要承担违约责任的,这是一。其二,我们是长期合作关系,不是他把资料提交上去就完了,后期还有很多跟进工作需要他们帮忙的,如果他们感受恶劣,后期态度消极,对申请进度和结果都有负面影响。第三,我们A公司还有好几个商标在他们手上呢,可能也会受到影响。这个风险我提示了,我的义务也就尽了,至于付款的事确实由你们来定。”潜台词是今天不付款,有任何后果你承担。

出纳:“我知道,你们就是想尽快付款,这样你们就不烦了,就没那么多事了。”

王宇:“这不是我们烦不烦的事,确实对我们没什么影响,义务尽了就行。”

出纳还在坚持:“之前我和你们法务说的时候,他没说下周付款不行。”王宇心里无语一下,想那位真是个小坑货,但还是立刻回应道:“他这么答是出于无奈,你那么说他自然没办法。若真好就不会找我,现在我们这边不付钱,代理公司那里的对接人是要帮我们垫款的,这样不好吧。2000块钱而已,又不是两万块,你们其他合同几万元不都付了么。”

出纳无奈:“是因为其他活动要付钱,所以想多留点备用金给他们,下周再给你付这笔。”王宇暗自翻了个白眼,道:“其他活动钱不能卡,这笔钱就能卡了?现在都违约了,还卡好像不大合适吧。”

“我不是这个意思,不是谁卡谁不能卡……”

“是不是因为钉钉申请卡在总裁那了?”王宇接话道,“我找总裁说去,是不是他批了就行?”

“我也没说是卡在总裁那……如果你一定要今天付这笔款,给我发个邮件吧。”

王宇这才松口气,说:“好。”

王宇挂了电话,看微信,收到A公司总裁发的信息,说已经找到申请,并且审批了。王宇上钉钉一看,总裁确实批了,最后一个审批人是王宇,王宇赶紧点了同意,这个消息就发到出纳那了。

王宇在钉钉上和出纳说:“总裁批了。”

“刚批的。”出纳回。

“那现在还要我发邮件么?”

“不用了。”

“好,谢谢。”

王宇也和B公司总经理报告了事情结果,总经理却说没那么简单,还要催。王宇纳闷了,审批都过了,还要催谁?总经理说B公司批了没用,还要A公司财务部执行付款的。王宇又问,是制度哪里有问题么?总经理说他去沟通,不是制度问题,双方还需要继续磨合。

王宇说好,谢谢。几小时后,王宇问集团财务部款付了没,财务部说付了,B公司出纳没和你说么。王宇说没有,谢谢。

 

解决之后仍不知问题何在

就这样,法务专员沟通半月没搞定的事,王宇半天搞定了。但到现在,王宇还是不明白问题症结到底在哪里。

是B公司出纳擅自做了资金安排,认为这个是不重要的款项,可以卡住;还是出纳在B公司总经理的指示下做了这样的资金安排?亦或者出纳根本没有任何安排,就是单纯的因为A公司总裁钉钉上一直没审批,因为跨公司和层级问题,出纳也不去找总裁?亦或是AB两个公司之间的财务制度没有做好衔接,哪里断层了?王宇甚至没搞清楚,这个钱最后到底是A公司财务付的,还是B公司出纳付的,每个人都有不同说法。

王宇给B公司出纳留言几次,想要个付款流程或相关制度,但都没要到。王宇后来想,搞不好根本就不存在这个制度——至少没有书面的,B公司员工拟订书面材料的效率和质量他都是见识过的,心里有数,便也不再穷追猛打,再增不和谐因素。

但是下一次,王宇想,下一次见面,他一定要当面问个清楚,起码知道个大概,而不是这样没头没脑一气乱冲。最后即便把眼前的问题解决了,也没对全局起到任何改善,以后类似问题只会层出不穷。王宇再也不想为一件这么小的事消耗那么多的能量和资源,虽然明白有效沟通的重要性,但他还是更相信制度的力量。

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